A comprehensive guide to SuiteCRM lead scoring

Hochperformante Marketingkampagnen führen oft dazu, dass eine große Anzahl neuer Kontakte in Ihr System gelangt – doch nicht jeder Lead ist sofort kaufbereit. Dieser Mangel an Qualifikation kann Ihr Vertriebsteam überfordern. Dieses Tutorial bietet einen Vier-Schritte-Ansatz zur Definition und Automatisierung der Lead-Klassifizierung (Scoring) direkt in Ihrem SuiteCRM-System mithilfe von benutzerdefinierten Workflows.

• Vier-Schritte-Prozess umsetzen: Definieren Sie den Prozess, prüfen Sie die Datenstruktur, implementieren Sie den Workflow und testen sowie deployen Sie die Lösung.
• Klassen definieren: Nutzen Sie klassisches B2B-Scoring, indem Sie Leads (z. B. A, B, C) anhand kritischer Daten wie Unternehmensgröße klassifizieren.
• Bedingte Workflows einsetzen: Wenden Sie Logik an, um automatisch eine Klasse oder Punktzahl basierend auf Werten zu vergeben, die Website-Besucher über Webformulare eingegeben haben.
• Übergabe an den Vertrieb optimieren: Stellen Sie sicher, dass Leads entlang der Customer Journey weiterbewegt werden und entscheiden Sie, wann die Übergabe vom Marketing an den Vertrieb erfolgen sollte.

Das „Warum“ verstehen: Notwendigkeit von Lead-Scoring und Klassifizierung

Im Idealfall funktionieren Ihre Marketingkampagnen gut und erreichen Ihre Zielgruppe, sodass viele Leads in Ihr System gelangen. Allerdings werden Sie schnell feststellen, dass nicht jeder Lead gleich ist.

Wenn Ihr Vertriebsteam beginnt, jeden neuen Lead direkt zu kontaktieren – selbst Marketing Qualified Leads (MQL), die sich lediglich für ein Webinar angemeldet oder ein Webformular ausgefüllt haben – wird das Team überlastet. Es entstehen unzufriedene Mitarbeiter, da viele Leads einfach nicht kaufbereit sind.

Daher müssen Leads entlang einer Customer Journey oder Lead-Journey bewegt werden. Sie müssen entscheiden, wann die Übergabe zwischen Marketing und Vertrieb erfolgen sollte. Selbst bei modernen Verkaufsansätzen, bei denen jeder marketingt, benötigen Sie eine Zahl oder Kennzeichnung für den Lead, die angibt, wie wahrscheinlich es ist, dass er jetzt bereit ist, mit dem Vertrieb zu sprechen.

Vier-Schritte-Prozess für die Implementierung von Lead-Scoring

Lead-Scoring ist ein standardisierter Geschäftsprozess. Folgen Sie diesem Vier-Schritte-Ansatz:

1. Prozess definieren: Legen Sie die Kriterien für das Scoring fest.
2. Daten prüfen: Überprüfen Sie, ob das Scoring mit Ihrer bestehenden Datenstruktur oder zukünftigen Daten möglich ist.
3. Workflow implementieren: Bauen Sie die Automatisierungslogik.
4. Testen und deployen: Validieren Sie die Einrichtung.
   
    

Klassisches B2B-Lead-Klassifizierungsmodell definieren

Für den Prozess nutzen wir ein klassisches B2B-Lead-Scoring. Alternativ könnten Punkte auf Basis der vom Lead bereitgestellten Daten vergeben werden. Wenn der Fokus stärker auf Marketing-Automation liegt, kann auch das Verhalten des Leads auf der Website bewertet werden. Der hier dargestellte klassische Ansatz basiert auf Formularen, die vom Lead ausgefüllte Daten sammeln.

Beispiel Klassifizierung nach Unternehmensgröße:

• Klasse C: Unternehmensgröße < 20 Personen
• Klasse B: Unternehmensgröße 21–100 Personen
• Klasse A: Unternehmensgröße > 101 Personen
   

Manchmal funktionieren Punkte besser, manchmal die Klassifizierung. Sie müssen herausfinden, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Vorbereitung: Datenfelder und Webformulare im CRM einrichten

Prüfen Sie zunächst, ob Leads bereits organisiert oder deren Wert klar ist. Im SuiteCRM-System müssen Felder für Unternehmensgröße (z. B. Optionen 1–20, 21–100, 101+) und Lead-Klasse (A, B, C) erstellt werden.
 [Visueller Vorschlag: Screenshot 1: CRM-Feld-Setup]

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Lead-Webformular die notwendigen Datenpunkte erfasst, wie Unternehmensgröße, zusätzlich zu Standardfeldern wie Name, Telefonnummer und E-Mail.
 [Visueller Vorschlag: Screenshot 2: Webformular-Beispiel]

Klassifizierung mit mehreren Workflows implementieren

Sobald das Webformular ausgefüllt wurde und die Daten ins CRM gelangen, kann ein Workflow genutzt werden, um Leads zu qualifizieren oder eine Punktzahl/Klasse zu vergeben. Zugriff über den Adminbereich → Workflow Manager.

Allgemeine Workflow-Konfiguration:

• Modul: Leads
• Workflow soll nur bei Speicherung und nur für neue Datensätze ausgeführt werden
• Workflow sinnvoll benennen (z. B. „Lead scoren“ oder „Lead klassifizieren/qualifizieren“)
• Für einfache Logik Bedingungen verwenden und Ergebnisse darauf basieren lassen, anstatt komplexe berechnete Felder zu nutzen
  
   

Schritt-für-Schritt: Workflow für Klasse C erstellen

Bedingungen definieren (Voraussetzungen):

• Lead-Quelle: Webseite (Vermeidung von Doppel-Scoring bei Importen)
• Daten vorhanden: Unternehmensgröße darf nicht leer sein
• Spezifischer Bereich (Whitelist): Unternehmensgröße 1–20 Mitarbeiter

Aktion definieren:

• Wenn alle Bedingungen erfüllt, Datensatz ändern
• Feld Lead-Klasse auf C setzen
   

Testen: Testen Sie den Klasse-C-Workflow zunächst, um offensichtliche Fehler zu prüfen, bevor Sie ihn duplizieren.
 [Visueller Vorschlag: Screenshot 3: Workflow-Konfiguration (Klasse C)]

Duplizieren und Setup für Klasse B und A Workflows

• Klasse B: Workflow duplizieren, Name anpassen, Bereich 21–100 Mitarbeiter, Feld Lead-Klasse auf B setzen
• Klasse A: Workflow duplizieren, Name anpassen, Bereich >100 Mitarbeiter, Feld Lead-Klasse auf A setzen
  
   

Testen: Lead mit 101 Mitarbeitern → Klasse A, mittelgroßer Lead → Klasse B
 [Visueller Vorschlag: Screenshot 4: Test-Ergebnisansicht]

Alternative Methode: Berechnete Felder für komplexe Logik

Mehrere einfache Workflows basierend auf Bedingungen sind leicht zu verwalten, wenn eine gute Namenskonvention eingehalten wird.

Bei komplexeren Logiken (z. B. mehrere Felder als Voraussetzungen) kann die Anzahl der Workflows steigen. In diesem Fall sind berechnete Felder empfehlenswert. Diese ermöglichen komplexe Formeln mit verschachtelten Bedingungen und bauen ausgefeiltere Logik in das Lead-Scoring ein. Dies macht die Formel länger, reduziert jedoch die Gesamtanzahl der Workflows.

Zusammenfassung und nächste Schritte

Sie haben gesehen, wie Leads mithilfe von Workflows Punkte oder eine Lead-Klasse erhalten können, basierend auf den Formularwerten Ihrer Website-Besucher. Bei einfacher Logik: Workflow mit klar definierten Bedingungen verwenden. Bei komplexerer Logik: berechnete Felder nutzen.